CASE 事例

丸投げ＆一部サポートもOK｜イベント企画＆運営

イベントの特徴

イベントと一言で言っても内容は様々あります。イベントアイスタイルではお客様の「困った」を解決させることが最優先としてイベント運営をさせて頂いております。例えば

体育館で式典を考えているけど「床に養生」をしなくてはならない・・・

養生といっても建設現場などで利用している安いビニールの養生やブルーシートなどで代用する場合などもあります。しかし式典などしっかりとしたシーンの場合には多少予算がかかっても「パンチカーペット」などを敷き詰めステージをしっかりと作る必要があると考えます。このような場合には会場の大きさや天井高をお聞きしお見積りを作成させて頂きます。

その他にもテーブル・イス・テーブルクロスや控室の準備など「式典・養生」というキーワードから考えられる内容の要素をお打合せさせて頂き「どこまで必要なのか？」どの程度準備するべきなのか？最優先する事項は何なのか？などご担当者様としっかりと話を進めさせて頂きます

上記のようなイベントケースでは「なぜ体育館を利用すりべきなのか？」というお話もさせて頂き、大規模な養生処理にかかる費用とホールを利用した場合の費用なども算出しもっともイベントに適正と思われる内容をご提案させて頂きます。

イベントについて

各地に工場がある企業様の場合、〇〇県の工場で式典があると依頼を受けた際には「式典イベント開催会場の手配」・「宿泊ホテルの手配」「移動用のバスの手配」などご担当者様の面倒な段取りをイベントアイスタイルがすべて引き受けます。式典開催会場にはイベントアイスタイルのスタッフが事前に下見＆会場チェックもさせて頂きご報告もしっかりとさせて頂きます。

ご報告事項

・会場までのアクセス
・収容人数
・会場内の雰囲気
・会場サービスマンに問題があった場合は注意事項に記載
・飲食の内容
・会場レイアウト
・スクリーンの大きさ
・宿泊がある場合には部屋の雰囲気
・バスは到着する場所

など細かい内容を事前に調査させて頂き資料におまとめさせて頂きます。その内容を基に貴社内のお打合せを進めて頂き「追加項目」「要望」「交渉事項」などをお伝えください。その内容を基にイベント開催会場と内容を更に詰めてまいります。

イベント会場を決定する前に調査が必要な際は「事前現地調査」の実施も可能です。HPの内容だけでは不明な部分を「現地調査し資料におまとめする」という業務も可能ですので何かお困りな際はお気軽にお申し付けください

屋外イベントを行う場合にはすべての機材をなどをイベント会社にて手配＆管理をお任せする事になります。事務局側で個別で手配する事も可能ですが、結局当日のまとめ役が必要になったり搬入や設営タイムスケジュールの管理などすべて事務局側で対応する事が難しいと判断したからになります。イベントアイスタイルさんに依頼をすると現地調査を行いイメージ的にわかりやすい資料を簡単にまとめて提出してもらえます。自分達が注文した内容が「どのように手に入るのか？」「どのように設置されるのか？」想像するのは意外と難しいものです。他社に依頼した際は機材リストだけ渡されて当日までイメージが全く分からないという事もありました。

打合せした内容をイラストや現地の写真などでイメージをできるだけわかりやすくまとめてもらえるのはイベント運営事務局としてはとても助かります。もちろん作成した資料をもとにイベント実施が近くなったら現地に行ってしっかり内容を確認します。